IdébankIdébank

Din guide til effektiv styring og utvikling av bedriften.

Prøv gratis
Anders Skoe
Eget konsulentfirma, ICS, Sveits

Evaluering av møte

Dette er en enkel metode for å foreta raske evalueringer. Hva var bra? Hvordan kan det bli bedre? Metoden kan brukes først og fremst for å evaluere prosesser og prestasjoner. Bruk den som en trykkventil - gjør det til en vane i din bedriftskultur å evaluere med denne enkle metoden.
Metoden er først og fremst bygget på

  1. Positive premisser: Du skal ikke skal liste opp hva som var dårlig, men gå rett på å liste opp konstruktive forbedringsforslag. Det gjør det lett for mottakerne av innspillene å ta i mot dem. Det gjør det også lett for dem å selv gi innspill til andre ved neste korsvei.
  2. Enkelhet: Bruk av flippoverark. En rask idestorm og 5-10 min. dialog. Det gjør evalueringen praktisk gjennomførbar i en lang rekke situasjoner og bidrar til å fremme en forbedringskultur.

Nedenunder finner du en kort beskrivelse av metoden, men eksempel og nyttige tips til den praktiske gjennomføringen.

Eksempelet er hentet fra et heldagsmøte jeg hadde for en bedriftsgruppe. Flippoverark ble brukt av referenten gjennom hele møtet. Tallet 22 er derfor arknummeret. 




Metoden er enkel, og går ut på at du, ved hjelp av en fem minutters idéstorm, får opp to lister: Én liste med hva som var bra og én liste med forbedringsforslag til det som ikke var bra.

Etter idéstormen, dersom dere er flere personer, bruker du 5-10 minutter på dialog. I dialogen får dere avklart eventuelle uklare innspill, og dere får tatt opp ting som måtte dukke opp i kjølvannet av denne prosessen. 

Praktiske tips til gjennomføringen

Tips

  • Flippoverstativ med ark
  • Tusj i flere farger Maskeringsteip (vanlig teip kan ødelegge malingen på veggene)
  • Digitalkamera

 

Tips

Det tar stor plass å skrive "Forbedringsforslag" på flipparket. Selv pleier jeg å bruke det matematiske tegnet "delta pluss" - som betyr positiv endring:

"delta pluss"
Du trenger en blokk med flipoverark eller en tavle, slik at alle kan se hva som noteres og dermed avklare misforståelser hos den som skriver.

Dere trenger en person som kan skrive på arket/tavlen, og en som kan styre idéstormen. Disse kan godt være én og samme person, og det kan godt være deg. Men dersom dere er mange og innspillene kommer fort, kan det være lurt å ha egen referent.

På arket eller tavlen tegner du denne tabellen:




For at idéstormen skal bli effektiv anbefaler jeg at dere er forberedt på at det kan bli flere ark. Når første ark er fullt må dette IKKE blaes over slik at det forsvinner av syne, men henges opp på veggen ved siden av blokken. Bruk maskeringsteip. Vanlig teip kan ødelegge malingen på veggene.

Resultatet bør taes vare på. Da kan dere benytte det til neste møte, slik at organisasjonen lærer og forbedrer seg hele tiden. Jeg anbefaler at dere fotograferer arket/tavlen med digitalkamera og distribuerer på e-post eller intern hjemmeside. Det er lettvint, og bevarer både eksakt ordlyd og synsinntrykk for deltakerne. 

Å styre evalueringen

  • Gjør det krystallklart hva eller hvem som skal evalueres. Er det metode eller prestasjon? Sørg for at alle har rett fokus før du går videre. Evalueringen er uansett i forhold til hva som ble gjort av personen på det spesifikke møtet, og ikke hvordan personen vanligvis er som person på møter.
  • Utnevn en referent som skriver på arket eller tavlen. Det er viktig at vedkommende skriver ordrett de innspillene som kommer, og at han eller hun ikke kommer med innspill selv. Dere kan gjerne bytte referent underveis slik at alle får bidra med innspill.
  • Informer om tidsrammer for evalueringen, og hva resultatet av evalueringen skal brukes til.
  • Forklar spillereglene for idéstorm. Dette er særlig viktig om deltakerne ikke kjenner denne metoden fra før. Her er noen stikkord:
    •  Det skal gå fort og spontant  
    • Kun den kreative hjernehalvdelen er i sving, derfor er det forbudt å kommentere innspillene før etterpå, i dialogen  
    • Du som tilrettelegger har lov å bryte inn underveis for å be om presiseringer eller snu avsporinger. Ikke vær redd for å gjenta disse spillereglene 
  • Ta "bra"-kolonnen først, og gjør dere helt ferdige med den. Spør om det er OK for alle at dere går over til forbedringsforslagene.
  • Be om presiseringer dersom et innspill er for generelt til å ha noen nytteverdi for den/det som blir evaluert. Be den som kom med innspillet å være spesifikk og konkret. Hva var bra? Hvorfor var det bra? Hvorfor var det derfor det ble bra? Osv.
  • Innspillene må være operasjonelle og gjentakbare, ikke konseptuelle. Tenk for eksempel at dere skal evaluere din innsats som leder av en idéstorm. Hvis noen da sier: "Du var flink til å få gruppen til å være kreativ" - hva kan du bruke en sånn tilbakemelding til? Den er ikke operasjonell, i den betydning at den kan ikke gjentas. Den sier ikke noe om metoden du brukte, men indikerer et resultat av en metode. Det deltakeren kunne og skulle ha sagt var noe sånt som "det at du forklarte idéstorm og foreslo spilleregler på forhånd gjorde at vi ble kreative".
  • Snu "dårlig" til "forbedringsforslag". Det er veldig vanlig at når turen er kommet til forbedringsforslagene, så kommer det innspill som bare påpeker hva som ikke var bra. Spør "hvordan kan det gjøres bedre neste gang?"
  • Pass på tiden.
Dialog etter idéstormen: Ta opp avklaringer av punkter som ikke er umiddelbart lett å forstå. Det dukker også ofte opp spørsmål i kjølvannet av evalueringen som ikke nødvendigvis har med evalueringen å gjøre. Disse kan luftes her, for så å noteres og tas opp igjen på neste møte eller i andre fora.

Takk alle deltakerne og referenten for innsatsen, og forklar hvordan resultatet av evalueringen skal lagres og distribueres.