SjekklisterSjekklister

Din guide til effektiv styring og utvikling av bedriften.

Prøv gratis
Sigurd Knudtzon
Partner i Advokatfirmaet Simonsen Vogt Wiig AS

Forberedelse til forhandlinger

Å lykkes i forhandlinger er som i livet ellers; dersom du gjør hjemmeleksen din øker muligheten din for å lykkes. Liste med spørsmål dere bør stille dere før en forhandling.
Omfanget av forberedelsene kan variere: Er det én eller flere fra din side som skal delta? Hvor mye tid har du/dere til rådighet? Hvor komplisert er forhandlingene? Hvor viktig er det å lykkes? Hvor stor forhandlingserfaring har du/dere?

Noen ganger vil du lykkes uansett, men ofte viser det seg at tiltroen til egen improvisasjonsevne kan bli for stor. Husk da at de som framstår som dyktige improvisatorer, gjerne er blitt det gjennom år med systematisk arbeid.

Nedenunder har jeg satt opp en rekke spørsmål som dere i forhandlingsteamet bør stille dere før en forhandling, og som også vil hjelpe dere å velge ut det dere bør forberede dere på.

Fakta

BATNA = Best Alternative To Negotiated Agreement
= beste alternativ til en fremforhandlet løsning

Tips

Alle punktene i en slik sjekkliste er ikke relevante for alle forhandlinger. Ofte er det slik at endel av forberedelsene nettopp er å eliminere temaer og forhold som ikke er aktuelle. 

  1. Er utgangspunktet for forhandlingene avklart fra vår side?: 
    • Hvilke interesser skal vi dekke gjennom disse forhandlingene? 
    • Hva er det beste resultat vi ønsker å oppnå? 
    • Hva er vårt ambisjonsnivå (hva bør vi kunne oppnå)? 
    • Hva er vårt beste alternativ til en fremforhandlet løsning (BATNA); hva skal til for at vi ikke inngår noen avtale; vår nedre grense; på hvilket grunnlag avslutter vi forhandlingene? 
    • Hvilken forhandlingsstil har vi (for eksempel konkurranse-, eller samarbeidsorientert)? 
    • På hvilken måte er våre "rammer", som for eksempel kulturforskjeller, forskjellig fra motparten? Hvordan skal vi forholde oss til at vi har forskjellige "rammer"?
  2. Har vi en formening om utgangpunktet for forhandlingene for den andre part?:
    • Hvilke interesser skal den andre part dekke gjennom disse forhandlinger? 
    • Hva er det beste resultatet den andre part ønsker å oppnå? 
    • Hva er den andre parts ambisjonsnivå? 
    • Hva er den andre parts beste alternativ til en fremforhandlet løsning (BATNA); hva skal til for at den andre part ikke inngår noen avtale; deres nedre grense; på hvilket grunnlag avslutter den andre part forhandlingene.
    • Hvilken forhandlingsstil har motparten (for eksempel konkurranse-, eller samarbeidsorientert)?
  3. Er vi sikker på at vi er i kontakt med den part som kan levere det vi ønsker å oppnå? Er det denne part vi ønsker å forholde oss til (for eksempel med hensyn til seriøsitet og kredibilitet, anerkjennelse i angjeldende miljø, blant kolleger og hos myndigheter)?
  4. Er vi i kontakt med de riktige/relevante personer i den organisasjon vi skal forhandle med?
  5. Har vi nødvendig forhandlingsfullmakt?
  6. Har motparten nødvendig forhandlingsfullmakt?
  7. Har vi tilstrekkelig informasjon om den annen part, om hvorfor de ønske å forhandle, som er nødvendig/hensiktsmessig å ha før forhandlingene starter? Hvordan kan vi innhente denne informasjonen? Når trenger vi denne informasjonen senest?
  8. Hvilket forhold har vi til den andre part og til personer hos den annen part? Hvilken betydning vil forhandlingene ha i forhold til relasjonen til den annen part?
  9. Er det andre personer/parter som også bør være involvert i forhandlingene (for eksempel myndigheter, fagforening, organisasjoner)?
  10. Kan vårt selskap levere det som vil bli krevd av oss?
  11. Kan den andre part virkelig levere det som blir krevd av oss?
  12. Hvem er våre konkurrenter ved denne forhandling? Hvem andre forhandler motparten med?
  13. Hvilke fordeler har vi i forhold til eventuelle konkurrenter? Hva differensierer oss i forhold til andre?
  14. Hvilke fordeler har konkurrentene i forhold til oss?
  15. Hvilken betydning vil en konkurranse ha for våre interesser, muligheter for beste løsning, aspirasjonsnivå og BATNA, og vår taktikk i forhandlingene?
  16. Hvilke dokumenter trenger vi å ha klart før forhandlingene, som for eksempel fullmakter, presentasjoner, rapporter og avtaleutkast? Hva bør sendes over til den andre part på forhånd?
  17. Hvem skal være i vårt forhandlingsteam? Hvilket nivå i organisasjonen bør være representert? Hvilken kompetanse er nødvendig å ha med? Hvordan skal oppgavefordelingen være? Hvem skal være hovedkontaktperson? Hvem skal føre ordet? Hvem skal skrive avtaleutkast og hvem skal skrive referat? Ved større og mer omfattende forhandlinger; har vi utferdiget en prosjektplan? Er det hensiktsmessig å ha en person med i forhandlingene hvis eneste oppgave er å følge med på reaksjoner og intern kommunikasjon hos den annen part? Dette for å registrere oppfatninger og signaler som ikke nødvendigvis fremkommer av den verbale kommunikasjon?
  18. Har vi etablert interne hensiktsmessige kommunikasjonslinjer blant berørte personer, også til de som ikke deltar selv i forhandlingene? Er personer som eventuelt må treffe beslutninger raskt, som for eksempel daglig leder eller styret i en organisasjon, tilstrekkelig informert og konsultert på forhånd for raskt å "være på banen"?
  19. Har vi behov for eksterne rådgivere, som for eksempel juridisk eller finansiell kompetanse? Hvilken rolle skal disse i så fall spille i forhandlingene? Forventes proaktiv rolle fra rådgiverne? Skal rådgiverne kun opptre på et avgrenset område av forhandlingene? Har rådgiverne fått tilstrekkelig informasjon og er deres rolle tilstrekkelig klargjort overfor dem? Er mandatbrev utferdiget?
  20. Hvem er i forhandlingsgruppen til den andre part? Kjenner noen i forhandlingsgruppen din disse? Hvordan få kunnskap om disse personene? Kjenner vi noen som kjenner disse personene som vi i fortrolighet kan konsultere? Når trenger vi denne kunnskapen? Hvilken forhandlingsfullmakt har gruppen til den andre siden?
  21. Hvordan kan forhandlingsgruppen hos den annen part overtales? Er det omstendigheter som kan bidra til å påvirke forhandlingsgruppen til den annen part, eventuelt hos enkeltpersoner hos den annen part? Er det interessemotsetninger i forhandlingsgruppen hos den annen part som det er hensiktsmessig å være kjent med? Kan disse bidra til at vi kan få "allierte" hos den annen part?
  22. Er det hensiktsmessig/nødvendig å bli kjent med motpartens forhandlingsgruppe før forhandlingene starter, ved for eksempel sosialt samkvem (middag)?
  23. Er det kulturelle forhold og atferdsmønster hos den annen part som vi bør ha kjennskap til? Hvordan kan eventuelle kulturforskjeller få innvirkning på forhandlingene? Hvilke kulturforskjeller vil være synlige? Hvilke ikke-synbare kulturforskjeller bør vi ta hensyn til? Hvordan bør vi agere når det viser seg at kulturforskjeller får betydning?
  24. Har vi blitt enige om en agenda for forhandlingene og forhandlingsprosessen med den andre part? Hva skal denne agenda innholde? Hva skal tas opp i forskjellige møter? Har vi utferdiget en taktisk plan for hva som skal tas opp når med den andre part? Når skal de(t) vanskeligste tema tas opp i forhandlingene? Er det punkter på agendaen som inviterer til uheldige overraskelser, eller er det hensiktsmessig ikke å ha punkter på agendaen for å presentere temaer som en overraskelse i forhandlingene? Kan det være hensiktsmessig å varsle et vanskelig tema allerede i god tid før forhandlingene starter, enten direkte til den andre part, eller indirekte gjennom for eksempel media? Dette for å sjekke den annen parts reaksjon, eller for å forsøke å redusere betydningen av dette tema hos den annen part.
  25. Hva skal være vår åpningsposisjon i forhandlingene?
  26. Hva forventer vi at blir den annen parts åpningsposisjon?
  27. Hvordan skal vi bevege oss i eventuelle innrømmelser?
  28. Hvordan er det påregnelig at motparten vil bevege seg ved "gi og ta" prosessen?
  29. Skal vi presentere et avtaleutkast i begynnelsen av forhandlingene, eller skal den andre part presentere et avtaleutkast? Eller skal avtalen skrives etter at det er oppnådd enighet?
  30. Hvordan kan vi være forvisset om at den andre side virkelig har forstått de meldinger som vi ønsker å formidle, herunder de personer som det er viktig at vi bør kommunisere med (som ikke bare behøver å være forhandlingsteamet)?
  31. Er vi sikker på at vi virkelig vil forstå de meldinger som motparten ønsker å formidle?
  32. Hvilke tidsfrister vil ha betydning for forhandlingene?
  33. Hvor skal forhandlingene finne sted? Hos oss, hos den andre part, eller på et nøytralt sted?
  34. Hvilke deler av forhandlingene skal finne sted i møte, og hva kan eventuelt forhandles gjennom telefon og skriftlig ved for eksempel e-post utveksling?
  35. Når skal forhandlingene finne sted? Har vi sjekket kalenderen (til hele gruppen) om tidspunktet kolliderer med andre viktige forhold?
  36. Hvilket språk skal bli benyttet? Har de som skal føre ordet fra vår side tilstrekkelig språkkompetanse?
  37. Er de formelle rammer for forhandlingene avklart?
    • Har partene inngått konfidensialitetsavtale?
    •  Har partene tidligere inngått eventuell intensjonsavtale, eller rammeavtale som forhandlingene bygger på?
    • Kreves forhåndssamtykke fra noen part til at forhandlingene kan innledes? 
    • Er eventuelle rettslige forutsetninger for forhandlingene tilstede; er forhandlingene i strid med noen lover eller avtaler med tredjepersoner?
    • Hvilke lover og regler og andre avtaler vil gjelde for de forhold som det forhandles om, som for eksempel konkurranserettslige-, konsesjonsrettslige-, offentligrettslige- og arbeidsrettslige regler?

Støtte