DokumentmalerDokumentmaler

Din guide til effektiv styring og utvikling av bedriften.

Prøv gratis
Anders Skoe
Eget konsulentfirma, ICS, Sveits

Møtereferat med flippovermetoden

Dette eksempelet viser hvordan møtereferatet blir seende ut om du baserer det på fotografier av flippark som blir påskrevet underveis i møtet.
Ved å fotografere flipparkene med digitalkamera kan du laste ned bildene på PC og redigere dem direkte. Deretter sender du en e-post til deltakerne og andre interesserte.

E-posten bør også inneholde en kort introduksjon. Dersom alle mottakere av referatet var til stede på møtet, kan introduksjonen være relativt kort og enkel. Bildene frisker opp den visuelle hukommelsen. Dersom noen av mottakerne ikke var til stede, bør introduksjonen være mer utfyllende, nesten som et tradisjonelt referat.

Eksempelet under er fra et problemløsningsmøte i en tenkt bedrift. Du finner nyttige kommentarer underveis i margen. Disse hører ikke med til selve referatet.

 

Eksempel på referat sendt på e-post

Tips

Dersom du sender ut referatet på e-post, så skriv teksten som ren tekst i selve meldingen, ikke bruk verken layout eller vedlegg til dette.
 
Tekstvedlegg stoppes i spamfiltrene hos mange, og layout kan se helt forskjellig ut hos mottakeren, og i verste fall gjøre teksten uleselig.
 
De fotograferte flipparkene kan legges i vedlegg, da bildefiler ikke stoppes av spamfilter. Derimot kan for store vedlegg stoppes av gratisadresser med liten lagringskapasitet (Hotmail etc). Det beste er om du kan legge dem ut på en hjemmeside (for eksempel bedriftens intranett).
 
Bildene bør bearbeides litt, med f.eks. å snu de som ligger til vertikalt, samt å klippe bort unødvendige ting utenfor den essensielle delen av flipparkene.
 
Antall kB kan holdes lave ved å alltid bruke laveste oppløselighet på bildene. Lav oppløselighet er OK for bilder av flippoverark.
Fra: Arnt (leder)

Til: Arnt, Per, Ellen, Kjetil, Bodil, Anders

Kopi: Anne, Petra, Knut

Emne: Referat problemløsningsmøte

 

REFERAT FRA MØTE 15. SEPT I STAVANGER

Tilstede: Arnt, Per, Ellen, Kjetil, Bodil (R) og Anders (T).

Tema: Problemløsningsmøte med fokus på Kvalitetsproblemet (Q-problemet).

Kort oppsummering for dere som ikke var på møtet:

Det egentlige kvalitetsproblemet: Vi mangler kvalitetsferdigheter

Underliggende årsak: Vi visste ikke hvor viktig kvalitet er for kundens kjøpsbeslutning.

Løsning:

    1 Produksjonsdirektøren må utvikle et Q-program

    2.Q-programmet presenteres på neste styremøte

    3.Q-gruppen: Prod. Dir., Formann, 1 kunde, 1 underleverandør, 1 arbeider

 

Handlingsplan:

HVA HVEM NÅR

Konkurrentanalyse Per 041001

Kundebehovsanalyse Ellen 041031

Q-gruppemøte Anders 041016

 

Se fotoreferat her:

www.selskapsnavn.no/internt/040915.html 

 

Eksempel på hvordan selve fotoreferatet kan se ut

Deltakerne
Bilde av møtedeltakerne



Overordnet plan
Gjengangerark som viser hele møteserien.
 
Dette referatet er fra et av møtene om "Analyse problemer" i september.



Hensikt og Ønsket resultat
Flippark som var skrevet og hengt opp før møtet startet.
            


Agenda
Var delvis fylt ut på forhånd, i tråd med innkallingen.



Spilleregler
Var fylt ut og hengt opp før møtet.



Første sak
Presentasjon av problemløsnings-modellen som skal benyttes for å oppfylle møtets hensikt. Deretter brukes resten av møtet til de seks fasene i denne figuren. 



Fase 1:
Gruppen blir enig om "problem som gitt" og holder idédugnad over hva som kan være det egentlige problemet som skal løses.
 
X'ene i margen viser hvilke oppfatninger gruppen til slutt har stemt på, og som de ønsker å jobbe videre med.
            


            


            


Fase 2:
Problemdefinisjon, gruppen sammenfatter resultatet av fase 1.



Fase 3:
Problemanalyse.
X'ene i margen viser hvilke problemer gruppen til slutt har stemt på, og som de ønsker å løse. 
            


Fase 4:
Gruppen formulerer det egentlige problemet som skal løses, og begynner å generere ideer til løsning.
            


Fase 5 og 6:
Gruppen diskuterer løsningsforslagene, og holder avstemning for å ta en beslutning.
            


Binge
Saker som falt utenfor agendaen, men som skal tas opp på senere møter. Arket var hengt opp før møtet startet og ble fylt ut underveis.



Handlingsplan og evaluering
Arkene hang på veggen da møtet startet, og ble fylt ut til slutt på møtet.