Formler og faktaFormler og fakta

Din guide til effektiv styring og utvikling av bedriften.

Prøv gratis

Om bokføringsloven og tilhørende forskrifter, standarder og uttalelser

Loven regulerer forhold knyttet til registrering og dokumentasjon av alle økonomiske transaksjoner i en virksomhet.
Bokføringsloven av 19.11.2004 nr. 73 trådte i kraft 1.1.2005, med senere endringer.

Bokføringsforskriften av 1.12.2004 med senere endringer.

Fra og med 1.1.2006 må alle bokføringspliktige forholde seg til bokføringslovens krav.

Endringer som kan forventes

Det ventes på endringer i bokføringsforskriften knyttet til ny ordning for dokumentasjon av innførselsavgift. GBS 9 Spesifikasjon av grunnlaget for inngående merverdiavgift ved innførsel av varer samt dokumentasjons- og oppbevaringskrav.

Diverse mindre endringer

Vi venter som nevnt på endringer i bokføringsforskriften knyttet til ny ordning for dokumentasjon av innførselsavgift ifgt GBS 9, og samme høringsnotat inneholder også enkelte andre endringer.

Innføring av SAF-T

Det foreligger et høringsforslag til ny § 7-8 i bokføringsforskriften om dokumentasjon av elektronisk regnskapsmateriale i standardisert form såkalt SAF-T. Dette er forventet innført fra 1.1.2020.

Kassasystemer

De nye reglene om kassasystemer gjelder for leverandørene av kassasystemer fra 1.1.2017, men for de bokføringspliktige først fra 1.1.2019. For systemer som kjøpes, leies eller lånes etter 1.1.2017, har leverandøren sendt med produkterklæringen, jf. kassasystemlova § 5 annet ledd.
 

Fakta

Lov om bokføring av 19.11.2004 (bokføringsloven) trådte i kraft 1.1.2005, med ulike overgangsregler fram til 1.1.2006. 
Bokføring er en planmessig registrering av alle økonomiske transaksjoner i en virksomhet. Denne danner grunnlaget for oppstilling av resultat og balanse.  

Bokføringsloven er delt inn i 18 paragrafer og under følger en kort gjennomgang av de viktigste:

Lovens virkeområde (§1)

Loven gjelder for enhver som har regnskapsplikt jf § 2

Pliktig regnskapsrapportering (§3)

Med virkning fra 1. januar 2014 innføres det krav om føring av personalliste for serveringssteder, frisører og skjønnhetspleiere samt bilverksteder og bilpleiebransjen.

Grunnleggende bokføringsprinsipper (§4)

Bokføring, spesifikasjon, dokumentasjon og oppbevaring av regnskapsopplysninger skal skje i samsvar med følgende grunnleggende prinsipper:

  • Regnskapssystem: Det skal foreligge et ordentlig og oversiktlig regnskapssystem som muliggjør produksjon av pliktig regnskapsrapportering og spesifikasjoner, og som er innrettet slik at opplysningsplikten kan ivaretas.
  • Fullstendighet: Alle transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner skal bokføres på en fullstendig måte i regnskapssystemet.
  • Realitet: Bokførte opplysninger skal være resultat av faktisk inntrufne hendelser eller regnskapsmessige vurderinger og skal gjelde den bokføringspliktige virksomheten.
  • Nøyaktighet: Opplysninger skal bokføres og spesifiseres korrekt og nøyaktig.
  • Ajourhold: Opplysninger skal bokføres og spesifiseres så ofte som opplysningenes karakter og den bokføringspliktige virksomhetens art og omfang tilsier.
  • Dokumentasjon av bokførte opplysninger: Bokførte opplysninger skal være dokumentert på en måte som viser deres berettigelse.
  • Sporbarhet: Det skal foreligge toveis kontrollspor mellom dokumentasjon, spesifikasjoner og pliktig regnskapsrapportering.
  • Oppbevaring: Dokumentasjon, bokførte opplysninger og pliktig regnskapsrapportering skal oppbevares så lenge det er saklig behov for å kontrollere pliktig regnskapsrapportering. Oppbevaring skal skje i en form som opprettholder muligheten for å lese materialet.
  • Sikring: Regnskapsmaterialet skal på en forsvarlig måte sikres mot urettmessig endring, sletting eller tap.
  • God bokføringsskikk: Bokføring, spesifikasjon, dokumentasjon og oppbevaring av regnskapsopplysninger skal skje i samsvar med god bokføringsskikk.

Spesifikasjon av pliktig regnskapsrapportering (§5,m.fl.)

  • Bokføringsspesifikasjon (bilagsjournal, fakturajournal osv.)
  • Kontospesifikasjon (hovedbok)
  • Kundespesifikasjon (kundereskontro)
  • Leverandørspesifikasjon (org.nr. på norske leverandører skal inn i reskontro på kjøp fra og med 1.1.2006) (leverandørreskontro)
  • Spesifikasjon av uttak til eiere, deltakere og egen virksomhet (virkelig verdi skal fremkomme i spesifikasjonen)
  • Spesifikasjon av salg og andre ytelser til ledende ansatte (også forbrukerkjøp)
  • Spesifikasjon av mva og lønnsoppgavepliktige ytelser for hver rapporteringspliktig periode (også inngående mva skal avstemmes i tillegg til totalavstemming utgående avgift mot grunnlag pr. konto)

Sporbarhet (§6)

  • Bokførte opplysninger skal lett kunne følges fra dokumentasjonen via spesifikasjoner frem til pliktig regnskapsrapportering. Det skal likeledes på en lett kontrollerbar måte være mulig med utgangspunkt i pliktig regnskapsrapportering å kunne finne tilbake til dokumentasjonen for de enkelte bokførte opplysningene.
  • Dokumentasjon av bokførte opplysninger skal være nummererte eller identifisert på annen måte som gjør det mulig å kontrollere at den er fullstendig.
  • Dokumentasjon av kontrollsporet, herunder hvordan systemgenererte poster kan etterprøves, skal foreligge i de tilfellene det er nødvendig for å kunne kontrollere bokførte opplysninger på en enkel måte.

Bokføring og ajourhold (§7)

  • Alle opplysninger som er nødvendige for å utarbeide spesifikasjon til pliktig regnskapsrapportering (ref §5) skal bokføres
  • Bokføringen skal være à jour innen fristene for pliktig regnskapsrapportering og ikke sjeldnere enn hver 4. måned. Kontanttransaksjoner må registreres daglig
  • Kontanttransaksjoner skal registreres daglig

Bokføringsvaluta (§8)

  • Norske kroner

Retting av bokførte opplysninger (§9)

  • Bokførte opplysninger kan ikke endres eller slettes etter fristene som fremkommer av § 7.  Rettelser må gjøres med ny, dokumentert postering

Dokumentasjon av bokførte opplysninger (§10)

  • Bokførte opplysninger skal være dokumentert. Dokumentasjonen skal utstedes med et korrekt og fullstendig innhold og vise de bokførte opplysningenes berettigelse. Dokumentasjonen skal ikke endres etter utstedelse. Dersom dokumentasjonen består av flere dokumenter, skal det være referanse fra primærdokumentet til øvrige dokumenter
  • Fra 2015 er det tilføyet §10 a som tar for seg kontantsalg og som skal sees opp mot lov om kassasystemer. Bokføringspliktige skal, som hovedregel, etter dette registrere og dokumentere kontantsalg ved bruk av kassasystemer med produkterklæring som tilfredsstiller kravene i kassasystemlova og krav i evt forskrift til denne loven. Kravene i denne tilføyelsen i bokføringsloven vil først tre i kraft fra 1. januar 2019. Bokføringspliktige har således tid frem til dette med å sikre at systemet tilfredsstiller krav til kassasystemer etter denne loven. 

Dokumentasjonskrav til balansen (§11)

  • Ved utarbeidelse av årsregnskap og næringsoppgave skal det foreligge dokumentasjon for alle balanseposter med mindre de er ubetydelige. Bestemmelsen gjelder tilsvarende for skattemessige verdier som ikke er dokumentert i øvrige ligningsoppgaver.

Språk (§12)

  • norsk, svensk, dansk eller engelsk

Oppbevaring (§13)

Som oppbevaringspliktig regnskapsmateriale regnes:

  • årsregnskap og annen pliktig regnskapsrapportering, årsberetning og revisjonsberetning,
  • spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering som nevnt i § 5, eller bokførte opplysninger som er nødvendig for å kunne utarbeide slike spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering, dokumentasjon av bokførte opplysninger og slettede opplysninger, dokumentasjon av kontrollsporet mv. og dokumentasjon av balansen,
  • nummererte brev fra revisor,
  • avtaler som gjelder virksomheten, med unntak av avtaler av mindre betydning,
  • korrespondanse som gir vesentlig tilleggsinformasjon i tilknytning til en bokført opplysning,
  • utgående pakksedler eller tilsvarende dokumentasjon som følger varen eller sendes til kjøper på annen måte, prisoversikter som kreves utarbeidet ifølge lov eller forskrift.
Regnskapsmateriale som nevnt i første ledd nr. 1 til 4 skal oppbevares i Norge i ti år (*) etter regnskapsårets slutt. Regnskapsmateriale som nevnt i første ledd nr. 5 til 8 skal oppbevares i Norge i tre år og seks måneder etter regnskapsårets slutt.  Originalt regnskapsmateriale kan erstattes ved overføring av regnskapsinformasjon til andre media hvis muligheten til å etterprøve pliktig regnskapsrapportering i regnskapsmaterialets oppbevaringstid ikke svekkes. Departementet kan i forskrift fastsette nærmere krav til oppbevaringsmedier.

Oppbevaringspliktig regnskapsmateriale skal oppbevares ordnet og være betryggende sikret mot ødeleggelse, tap og endring. Regnskapsmaterialet skal kunne fremlegges for offentlig kontrollmyndighet i hele oppbevaringstiden i en form som muliggjør etterkontroll.

Regnskapsmaterialet skal være tilgjengelig i lesbar form og skal kunne skrives ut på papir i hele oppbevaringsperioden.

Oppbevaringstiden for regnskapsdokumentasjon er vedtatt redusert til 5 år, men trer først i kraft når Kongen bestemmer.

Lovendringen om redusert oppbevaringstid for regnskapsdokumentasjon fra ti til fem år trådte formelt i kraft 1. februar 2014. Men fikk ingen reell betydning. Fra 1. juli 2014 det redusert oppbevaringstid for kulepunktene 1. og 4. oversikten under:

  1. Årsregnskap og annen pliktig regnskapsrapportering, årsberetning og revisjonsberetning:  1. juli 2014
  2. Spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering: Utsatt inntil videre
  3. Dokumentasjon av bokførte opplysninger (primærdok), kontrollspor og balansen: Utsatt inntil videre
  4. Nummererte brev fra revisor :  1. juli 2014

Skattedirektoratet foreslår at følgende dokumentasjon skal ha mer enn 5 års oppbevaringstid:

  • Dokumentasjon av balansen
  • Kontospesifikasjon og kunde- og leverandørspesifikasjon (hovedbok og reskontro)
  • Kjøpsdokumentasjon som gjelder inngående merverdiavgift som er påløpt i forbindelse med byggetiltaket i mval § 9-1 (2) b dersom justeringsreglene for fast eiendom skal virke etter sin hensikt
  • Banker skal oppbevare dokumentasjon av bokførte opplysninger som inngår i kunde- og leverandørspesifikasjon i ti år.
  • Bygge- og anleggsbransjen og verftsindustri skal oppbevare bokførte opplysninger som inngår i prosjektregnskap i fem år etter at prosjektet er ferdigstilt
  • Kravet til 15 års oppbevaring for virksomheter som driver petroleumsutvinning og rørledningstransport

Forskrift om bokføring, fastsatt av Finansdepartementer 1.12.2004 med senere endringer, senest 1.1.2014

Forskriften er delt inn i 9 kapitler og under følger en kort gjennomgang enkelte av kapitelene:

Krav til innhold i salgsdokumenter

Salgsdokument skal inneholde:

  • Nummer og dato for utstedelse av dokumentasjonen
  • Angivelse av parter
  • Art og omfang (beskrivelse av levert produkt/tjeneste)
  • Tidspunkt og sted for levering
  • Vederlag og betalingsforfall
  • Mva (hver sats for seg grunnlag og avgift)(eventuelt omvendt avgiftsplikt)
  • Språk: norsk, dansk, svensk eller engelsk
Husk også at salgsdokumentet må inneholde selgers organisasjonsnummer med bokstavene MVA dersom selger er registrert i merverdiavgiftsmanntallet.

Reise og oppholdsutgifter

Slike kostnader må dokumenteres med:

  • Hvem utgiftene omfatter
  • Formålet med reisen/hvilket arrangement man har deltatt i
  • Bevertningsutgifter (med underdokumentasjon, regninger osv.)

Kontantsalg

  • Alt kontantsalg skal registreres fortløpende og daglig på kassaapparat, terminal eller annet likeverdig system. Visse unntak foreligger.

    Alt kontantsalg må dokumenteres ved daterte, nummererte summeringsstrimler (kassaruller) eller tilsvarende rapport. Det skal daglig kjøres ut nummererte summeringsstrimler (Z-rapporter) og daglig kontantsalg må avstemmes med daglig opptelling av kassabeholdningen.

    Korreksjonsposter skal dokumenteres med angivelse av beløp, årsak og antall korreksjoner.

Tjenesteytende næringer

  • Virksomheter som utfører tjenester hvor vederlaget er basert på tidsforbruk skal dokumentere utførte timer. Dokumentasjonskravet gjelder blant annet i bygge- og anleggsbransjen, advokater, regnskapsførere, revisorer mv. Kravet gjelder videre selv om det er avtalt fast honorar, for eksempel fast forretningsførerhonorar osv.

Prosjektregnskap

  • Virksomheter som utfører tjenester hvor vederlaget er basert på tidsforbruk skal dokumentere utførte timer, ref over. Beløpsgrensen for pliktig prosjektregnskap innen bygg- og anleggsvirksomhet er kr. 300.000,- ekskl. mva.

    Prosjektregnskapet skal inneholde følgende opplysninger:
    • Oppdragsgivers navn og adresse, samt org.nr.
    • Oppdragets art
    • Oppdragets oppstart og opphør
    • Alle direkte kostnader
    • Alle inntekter
    • Medgåtte timer
    • Skal spesifiseres på:
      • Lønnskostnader
      • Materialkostnader
      • Kostnader til underentreprenør
      • Andre direkte kostnader

Bokføringsvaluta

  • Hovedregelen er at registrerte regnskapsopplysninger skal være i NOK. Dersom virksomhetens funksjonelle valuta er annet enn NOK, kan registreringen foretas i denne valutaen. Spesifikasjon av merverdiavgift og lønnsoppgavepliktige ytelser må gjøres i NOK til kursen på transaksjonstidspunktet.
Særlig om bokføringsuttalelser

Følgende endringer foreligger for 2015:

Følgende endringer er vedtatt av Bokføringsstandardstyret i 2015

 

Norske bokføringsstandarder (NBS):

NBS 7  Dokumentasjon av betalingstransaksjoner (januar 2015)

Ihht BFF § 5-11 skal dokumentasjon av betalingstransaksjoner som ikke gjelder kontante kjøp og salg vise betaler og mottaker av betalingen, samt beløp og dokumentasjonsdato.

Standarden utdyper videre dokumentasjonskravene for betalingstransaksjoner.

Standarden omfatter også betalingstransaksjoner mellom nærstående parter, herunder tilfeller der betalingstransaksjoner gjennomføres ved bruk av konsernkonto, slik at det oppstår mellomværende mellom konsernselskap

Det kan være tilfeller hvor transaksjoner oppstår i regnskapet første gang ved bokføring av betalingstransaksjoner. Betalingsdokumentasjonen er grunnlaget den bokføringspliktige benytter for å kunne utføre riktig bokføring av betalingstransaksjonen. Dokumentasjonen skal inneholde tilstrekkelig informasjon til at den kan danne grunnlag for kontroll av bokførte opplysninger og pliktig regnskaps-rapportering i hele oppbevaringstiden. Dokumentasjonen må derfor vise de bokførte opplysningenes berettigelse, herunder de generelle kravene til fullstendighet, realitet og nøyaktighet. 

 

NBS 8  Sideordnede spesifikasjoner (april 2015)

Med sideordnede spesifikasjoner menes at en bokføringspliktig har flere spesifikasjoner av den aktuelle kategori, og at summen av disse utgjør en fullstendig spesifikasjon etter bokføringsloven § 5.

Eksempler: flere bokføringsspesifikasjoner, flere kontospesifikasjoner eller flere kunde- og leverandørspesifikasjoner.

BSS legger til grunn at lovgivningen ikke er til hinder for bruk av sideordnede spesifikasjoner, men at visse forutsetninger om konsolidering, sporbarhet, periodeinndeling og opplysningsplikt må oppfylles.

 

 

Uttalelser om god bokføringsskikk (GBS)

GBS 16 Internettsalg (april 2015)

Følgende spørsmål drøftes i uttalelsen: Hvilke dokumentasjonskrav gjelder ved internettsalg, herunder når betaling skjer med betalingskort?

Hvilke krav er det til å bokføre internettsalg i kundespesifikasjonen?

Det presiseres i uttalelsen at det ikke finnes særskilte dokumentasjons- eller bokføringsbestemmelser knyttet til internettsalg. I stedet må løsningene utledes fra de ordinære reglene som gjelder for alle salgstransaksjoner, uavhengig av bestillings- og distribusjonskanal. Slike vurderinger gjøres for henholdsvis forskuddsbetalinger, kontantsalg og kredittsalg. Det skilles i uttalelsen i disse tre typer betalingsformer i forhold til hvordan salgstransaksjonen regnskapsmessig faktisk skjer. Det er lett og gjøre feil i denne sammenheng og spesielt feil i forhold til merverdiavgift kan skje om man ikke vurderer disse forholdene riktig.

 

GBS 17 Tidspunkt for dagsoppgjør for serveringssteder (april 2015)

Spørsmålet er om kravet for serveringssteder til at summeringsstrimler (z-rapporter) eller tilsvarende rapporter skal skrives ut eller lagres ved dagens slutt er til hinder for at dagsoppgjør (opptelling og avstemming av kontanter og evt varer) kan skje påfølgende virkedag.

BSS kommer til at det ikke anses å være i strid med bokføringsregelverket at dagsoppgjør for serveringssteder skjer påfølgende virkedag, herunder at det i den forbindelse dokumenteres korreksjoner ved identifikasjon av telleavvik i kontantbeholdning og varelager. Det forutsettes at korreksjonene ikke påvirker innholdet i summeringsstrimlene (z-rapporten)

Dersom summeringsstrimler (z-rapporter) eller tilsvarende lagres i kassasystemet, og ikke skrives ut ved dagens slutt, må data i kassasystemet som grunnlag for rapportene låses på tidspunktet for stenging av kassen. Rapportene må umiddelbart kunne skrives ut fra kassasystemet for serveringsstedet. Klokkeslett for stenging av kassen må fremgå av rapportene.

 

INNHOLD - Årsregnskap

Støtte