IdébankIdébank

Din guide til effektiv styring og utvikling av bedriften.

Prøv gratis
Anders Skoe
Eget konsulentfirma, ICS, Sveits

Ønsket resultat

Hvilke konkrete resultater han du som mål at et møte skal gi? Det å være tydelig på dette gir bedre agendaer og mer effektive møter. Her får du tips til hva slike resultat kan være og hvordan du formulerer dem.



""
-
Ønsket resultat er endel av de sentrale møteverktøyene for et møte.

Beskrivelse av ønsket resultat er viktig å ha med for å sikre konkrete resultater fra møtet. Det setter videre klare føringer for hvilke punkter som må med på agendaen for møtet for at dette resultatet skal kunne oppnås.

Noen eksempler på ønsket resultat:

  • "Felles oppfatning av det egentlige kvalitetsproblem, og de underliggende årsaker"
  • "Ideliste med mulige løsninger på kvalitetsproblemet som forstått"
  • "En løsning som alle kan støtte"
  • "De første to trinnene i en handlingsplan"
  • "En liste over aktuelle kandidater for senere vurdering"
  • "3 utvalgte satsningsområder for neste planleggingsperiode"
  • "Vedtatt budsjett for neste år"
  • "En prioritert liste på inntil 5 eksterne muligheter vi anser som kritisk å gripe fatt i i neste planleggingsperiode"
  • "En plan for å redusere sykefraværet"

Vær spesifikk nok

Mange sliter med å være tilstrekkelig spesifikke med å beskrive ønsket resultat. Ikke minst blandes ofte hensikten med et møte og ønsket resultat sammen. Både hensikt og ønsket resultat sier noe om hva vi vil oppnå med et møte, men ønsket resultat er avledet av hensikten og må være mye mer spesifikt i forhold til konkrete resultater. 

Forskjellen på hensikt og ønsket resultat kan jeg illustrere ved å sette opp flere aktuelle sett med ønskede resultat basert på den samme hensikten "Å løse bedriftens kvalitetsproblem":

Sett 1
  • Felles forståelse for det egentlig kvalitetsproblem, og dets underliggende årsaker
  • En løsning som alle kan støtte
  • To første trinn i en handlingsplan
Sett 2
  • Vedtak til løsning på bedriftens kvalitetsproblem
  • Overordnet handlingsplan for gjennomføring, inkludert kostnadsoverslag
Sett 3
  • Felles forståelse for det egentlige kvalitetsproblem og dets underliggende årsaker
  • Beskrivelse av minst tre gjennomførbare løsningsforslag

 

Alle disse settene med ønskede resultat fungerer i forhold til den samme hensikten. De gir imidlertid svært ulike møter både med tanke på hva det må settes av tid til, hva det vil legges vekt på, hvordan de ulike delene av møtet kan løses, hvilke forberedelser det er behov for og hvem som bør være med på møtet. Ikke minst vil det være stor forskjell på hvilke konkrete resultat gruppen forventes å få med seg fra disse ulike møtene. 

Ha en tydelig og realistisk ambisjon

Ethvert resultat man ønsker å få med seg fra et møte, krever en eller flere aktiviteter for å produsere det ønskede resultatet. Desto flere ønskede resultat, desto flere nødvendige aktiviteter. 

Tilsvarende vil et ønsket resultat langt ute i et prosessforløp kreve flere aktiviteter for å nå fram til enn et ønsket resultat tidlig i et prosessforløp. I en problemløsing vil det for eksempel være stor forskjell på om et ønsket resultat fra et møte er "felles forståelse av hva som er det egentlige problem, og dets underliggende årseker ", "en liste med mulige løsninger på et problem" eller "et løsningsforslag som alle kan støtte". Disse tre alternativene representerer ulike stadier i en problemløsingsprosess. Gitt at du står ved starten av en problemløsing, vil de da også representere svært forskjellige ambisjonsnivå for hvor mange stadier gruppen skal komme gjennom i løpet av møtet.

I ønsket om å være effektiv, er det lett å sette seg for høye ambisjoner om hvilke resultat du ønsker fra et møte. Resultatet av dette er som regel at du enten overskrider møtetiden betydelig, må avbryte møtet lenge før du har oppnådd ønsket resultat, eller at du får så overfladisk behandling av de ulike punktene at du i realiteten ikke oppnår noe som helst. Slike møter skaper først og fremst følelse av å mislykkes og frustrasjoner.

Utarbeid en detaljert agenda hvor det tydelig fremgår hvordan de ulike resultatene skal produseres. Da vil du som regel avdekke om du har en overambisiøs "ønsket-resultat-liste".

Sørg for samsvar mellom ønsket resultat og gruppens mandat

Ikke skriv "vedtatt løsning" som ønsket resultat dersom gruppens mandat i realiteten er å levere en innstilling til løsning som for eksempel en ledergruppe eller et styre skal ta stilling til i etterkant. Manglende samsvar mellom ønsket resultat og gruppens mandat vil fort føre til både misforståelser og frustrasjoner i gruppen.