SjekklisterSjekklister

Din guide til effektiv styring og utvikling av bedriften.

Prøv gratis
Marianne Nordli
Trainer og coach i Centor AS

Praktiske seminarforberedelser

Å arrangere både store og små seminar krever både store og små forberedelser - hver gang. Få hjelp til å huske alt som skal gjøres og skaffes både før og etter seminaret.

Last ned

Er det du som skal sørge for alt fra kulepenner til presseomtale av seminaret? Å arrangere seminar krever forberedelser. Da kan det være nyttig å ha en sjekkliste over alt som skal gjøres og skaffes. Min sjekkliste er satt opp som et ideal som skal dekke alle mulige seminarer uansett størrelse, både nasjonale og internasjonale. Du kan selv tilpasse den til din egen virkelighet.

 

Før seminaret

Fakta

En headtrainer er den som leder kurset når det er to eller flere instruktører til stede. Brukes mye i utlandet på store kurs.
 
Lærestilsanalyse er det som forteller om den prefererte lærestilen til hver enkelt deltager. Det er en test som kan foregå pr. internett eller på papir, som forteller instruktøren om den prefererte lærestilen til deltagerne og hvilke læremetoder og verktøy som da med fordel kan anvendes. Den forteller også noe om hvordan man må introdusere programmet og modulene til de ulike lærestilene.
  • Finn eller avklar hvem som er seminarleder
  • Få en bekreftelse på at lokalet er i henhold til kravene fra hovedinstruktøren og assistentinstruktørene
  • Fremskaff en skriftlig bekreftelse og beskrivelse av lokalet og en bekreftelse på hvilke andre aktiviteter som skal foregå i de tilstøtende rommene
  • Send minst to dager i forveien ut en tegning eller beskrivelse av lokalene til alle instruktørene med detaljer om den fysiske utformingen, elektriske kontakter, lyskontroll og kilder, vinduer, klimaanlegg, dører, pauserom
  • Be om kopier av originaler som skal kopieres opp, eller en original av manualen som skal gis til alle som er partnere i læringen
  • Reserver og kjøp flybilletten fra hjemstedet til neste stopp for alle instruktørene. Send dem en e-post med kopi av billetten og bestillingen
  • Bestill rom for alle instruktørene og ta hensyn til rom for ikke-røyker og gjør en bekreftelse på at alle utgifter blir dekket
  • Sørg for at alle instruktører blir hentet på flyplassen og kjørt til hotellet. Hvis ikke du selv henter dem, sørg for at de har en grundig beskrivelse på hvordan de kommer seg fra flyplassen til hotellet
  • Send en formell og kreativ invitasjon til alle deltagerne for å motivere dem, og opplys der om spesielle logistikkforhold
  • Send en navneliste med alle deltagerne med opplysning om alder, kjønn, fødselsdato, yrke til headtrainer. Inkluder evt. lærestilsanalysen
  • Planlegg hvordan kursbevisene skal produseres
  • Send en invitasjon til minimum to lokale og en nasjonal avis, som kan dekke programmet
  • Organiser en pressekonferanse og få en TV-stasjon til å intervjue hovedinstruktøren og andre internasjonale instruktører
  • Ring til alle deltagere eller send dem en e-post som bekrefter alle praktiske forhold

Rommet

  • Romoppsett som er bestemt av headtrainer
  • Tilrettelegg areal for aktiviteter inne i rommet
  • Kontroller renhold, ventilasjon og lysforhold
  • Sørg for å ha skilt som sier "Røyking forbudt"
  • Lag skilt som sier "Slå av mobiltelefonen!"
  • Ha en telefon tilgjengelig i lokalet og opplysning om hvilke nødnummer som gjelder for dette stedet/landet
  • Lag en stor banner hvor det står "Velkommen"
  • Heng opp flagget til din bedrift/organisasjon utenfor hotellet. Har du internasjonale instruktører sørg for at deres flagg henger utenfor hotellet
  • Tilstrekkelig med bord og stoler ifølge spesifikasjonen fra headtrainer
  • Rektangulære bord med to plasser bakerst i lokalet for instruktørene
  • Et bord for audiovisuelt utstyr
  • Et bord for alt læremateriell og læreressurser
  • En stor eller flere små søppelbøtter
  • Friskt isvann og juice i rommet til enhver tid
  • Finn ut av sikkerheten og avlåsningen til rommet mellom sesjoner
  • Lys, lyd og klima må være kontrollerbar innenfra
  • Sørg for å ha grønne planter inne i rommet
  • Sørg for at kursnavnet er på hotellets fjernsynsmonitorer, oversiktstavler
  • Sørg for å ha ekstra skjøteledninger tilgjengelig

Audiovisuelt utstyr

  • En prosjektør
  • En multinorm DVD-maskin som leser alle soner
  • Et videokamera med en trefot og kassetter
  • En CD-spiller
  • To flippoverstativ med minst to ekstra blokker med ark
  • Et lerret som er stort nok for hele salen
  • Et digitalt fotoapparat for å ta bilder fra seminaret

Skjemaer

  • Registreringsskjema for hver dag
  • Evalueringsskjema for hver deltager

Materiell til hver deltaker

  • En godkjent kopi eller en egen original av arbeidsboken
  • En svart og en blå penn
  • Et selvklebende navneskilt eller et navnskilt med nåler
  • Et velkomstbrev fra leder eller daglig leder

Annet utstyr

  • En ekstra assistent som hjelper instruktørene med registrering, velkomst, musikkontrollen og hjelp inne i salen
  • En rull med grov tape for hvert bord i rommet
  • En koffert med kontorutstyr: Sakser, binders, tape, linjal, hullemaskin, viskelær, blankolakk, plastlommer, stiftemaskin
  • Seks flippoverpenner med minst fire forskjellige farger
  • Minst tre flippoverark til stede i rommet for hver deltager
  • Arranger en fotokopieringsmulighet i lokalet
  • Minimum fem ulike tusjpenner / overstrykningspenner for hvert bord
  • En kurv med for eksempel sukkertøy, småkaker og frukt for hvert bord
  • Kursbevis for alle deltagere
  • Diplom for alle instruktører med en bekreftelse på deres timeantall

Etter seminaret

  • Takk for sist-kort og brev
  • Sluttrapport fra instruktørene