IdébankIdébank

Din guide til effektiv styring og utvikling av bedriften.

Prøv gratis
Anders Thoresen
Partner i DHT Corporate Services AS

Redusere kapitalbinding i kundefordringer

Erfaring viser at mange bedrifter uten større problemer kan redusere sine kundefordringer med minst 20 %, uten å redusere omsetningen. En slik kapitalfrigjøring bedrer selskapets likviditet og gir grunnlag for økt lønnsomhet i bedriften.
Frigjort kapital kan for eksempel benyttes til å betale ned dyre lån, gjennomføre lønnsomhetsskapende tiltak eller øke handlefriheten for å gjennomføre finansielle eller strategiske investeringer.

Mangelfulle inkassorutiner og ettergivenhet er eksempler på årsaker til at svært mange bedrifter binder unødvendig kapital i sine kundefordringer. Nedenfor har jeg utarbeidet en liste med ideer til mulige tiltak. Listen er strukturert i tre områder:

Del 1:

Redusere antall dager fra bestilling skjer til faktura sendes

Del 2:

Redusere antall dager fra faktura sendes til pengene er på bok

Del 3:

Effektivisere oppfølging dersom betalingene uteblir 

En effektiv håndtering av kundefordringer vil ikke bare frigjøre kapital, men også redusere risikoen for at fordringer aldri blir betalt og dermed må anses som tapt. 

Generelt vil eliminering av ulønnsomme kunder og produkter være med å redusere kapitalbindingen i kundefordringer. 

Tips

En effektiv håndtering av kundefordringer vil ikke bare frigjøre kapital, men også redusere risikoen for at fordringer aldri blir betalt og dermed må anses som tapt. 

1: Antall dager fra bestilling til faktura

Reduser antall dager fra bestilling (evt. verdiskapning i en del tjenesteytende bransjer) skjer til faktura sendes.

  • Ekspeder ordrer raskere slik at antall dager mellom ordre og levering blir minst mulig
  • Påse rask fakturering slik at antall dager mellom levering og fakturering blir minst mulig:

  1. Lever faktura samtidig som varen (hvis mulig) eller dater den med leveringsdato
  2. Påfør forfallsdato på fakturaene
  3. Sett kortere betalingsfrist på fakturaen, 7 dager er ofte nok (gjelder ikke mot offentlige virksomheter og større bedrifter med mer enn ett godkjenningsnivå)
  4. Sørg for optimal faktureringskapasitet/ personell (ikke for mye og ikke for lite)
  5. Send faktura hyppigere (tilpasses selskapets faktureringskapasitet), minimum én gang per uke
  6. Prioriter utsendelse av fakturaer etter størrelse dersom selskapet har (for) lav kapasitet

  • Ved mer prosjektrettede leveranser kommer noen flere problemstillinger opp, for eksempel:

  1. Strukturer leveransen med delbetalinger underveis, gjerne også en delbetaling ved prosjektstart. NB! Dette må innarbeides i avtalen mellom partene
  2. Sikre at ikke store beløp henger på detaljer ved akseptanse. En kjøper har kun rett til å holde tilbake en forholdsmessig del som med rimelighet dekker manglende funksjonalitet i henhold til avtalen
  3. Følg opp prosjektledere underveis for å sikre at aktiviteter som er nødvendige for å kunne sende faktura blir prioritert og gjennomført

Tips

Generelt vil eliminering av ulønnsomme kunder og produkter være med å redusere kapitalbindingen i kundefordringer

2: Antall dager fra faktura til innbetaling

Reduser antall dager fra faktura sendes til pengene er på bok.

  • Vær sikker på at fakturaen har riktig mottaker/referanse hos kunden slik at den får en rask og effektiv behandling hos kunden. Sørg også for at den er tydelig på hvilken tjeneste/vare som faktureres og i henhold til hvilken avtale
  • Send fakturapåminnelse når betaling ikke har skjedd innen forfall
  • Følg opp utestående betalinger per telefon. Prioriter oppfølging av de største fakturaene og de kundene som har hatt dårlig betalingshistorikk. Sistnevnte kan med fordel følges opp med en vennlig påminnelse et par dager før forfall
  • Minimaliser antall dager mellom betaling og valuteringsdag (pengenes tilgjengelighet på rentebærende konto)
    • Valg av innbetalingssystem
    • Valg av bank
  • Vurder bruk av factoring. Factoring medfører ofte økte kostnader. Det er derfor avgjørende hvordan den kapital en kan frigjøre gjennom factoring kan benyttes. Dersom den for eksempel kan benyttes til å kutte ned overtrekk på kassekreditten, betale leverandørene raskere og på den måten unngå dyre morarenter eller oppnå kontantrabatter kan factoring være et interessant finansieringsalternativ
  • Ved prosjektleveranser eller andre mer kompliserte leveranser: avklar gjerne fakturaens innhold med kundens ansvarlige før du sender faktura, slik at eventuelle korreksjoner kan gjøres før faktureringstidspunktet

Tips

Når oppfølging av manglende betaling avdekker misnøye hos kunden (klage/reklamasjon):
  • Lytt
  • Lytt igjen
  • Vis empati - ikke sympati
  • Er det noe mer?
  • Hvordan synes du vi skal løse dette?
  • Løs!

3: Oppfølging av manglende betaling

Effektiviser oppfølging dersom betalingene ikke finner sted i henhold til avtale.

  • Avklar tidlig om det er reelt grunnlag for å holde tilbake betaling. Få i så fall avviket eller kundens innvending dokumentert. Avtal løsningen med kunden, og følg opp internt for å utbedre avviket slik at betaling kan skje
  • Sørg for effektive inkassorutiner:
    • Påse rentebelastning av sene betalere
    • Påse godt debitorreskontrosystem:

  1. Innvilget kredittgrense
  2. Betalingsbetingelser
  3. Aldersfordelte saldolister
  4. Omsetning i perioden og akkumulert
  5. Gjennomsnittlig kredittid
    • Vurder outsourcing av inkassoarbeidet. Profesjonelle aktører gjennomfører gjerne inkassoarbeidet mer effektivt, og det kan være en fordel å kunne meddele kunden: "Beklager, men dette er ute av mine hender ..."

  • Praktiser individuell behandling av kunder; gi kortere kredittid og høyere morarenter til nye kunder og risikokunder. Tillat kun kontant betaling til historisk sett dårlige betalere
  • Dersom du har en vare/tjeneste som kan stoppes/stenges/deaktiveres ved manglende betaling, kan dette være mer effektivt enn ulike inkassorutiner. Sørg i så fall for å reagere så tidlig at en stopp/stenging/deaktivering vil ha en reell effekt
Ved mer prosjektrettede leveranser:

  • Synliggjør utestående fordringer internt og overfor de resultat- og leveranseansvarlige
  • Involver de leveranseansvarlig i å finne løsninger med kunden
  • Isoler og konkretiser problemet. Bli eventuelt enig med kunden om en delbetalingsplan slik at ikke store fakturaer blir hengende på mindre avvik