IdébankIdébank

Din guide til effektiv styring og utvikling av bedriften.

Prøv gratis
Jeanette Bretteville
Daglig leder av Rydd i rot

Skap godt klima i medarbeidersamtalen

Gjennomfør medarbeidersamtaler som er preget av gjensidig tillit og trygghet. Da kan begge parter åpent kan si det de har på hjertet. Er begge fornøyd med en samtale, er det som regel en god samtale.

Last ned

En god medarbeidersamtale kan karakteriseres på følgende måte:

En samtale der begge parter opplever at de får anledning til å snakke om det de synes er viktig og interessant, i en positiv ånd, hvor begge parter forsøker og hjelpe hverandre. Er begge fornøyd med en samtale, er det som regel en god samtale.

Momenter

Toveis kommunikasjon

Begge parter er ansvarlige for at det kommer noe konstruktivt ut av samtalen. Begge snakker og begge uttrykker sine meninger. Det er ikke nok at begge snakker - begge må også lytte.

Aktiv lytting

I en toveis samtale vil partene vekselvis snakke og lytte. Vær oppmerksom på at det ikke går an å snakke og lytte samtidig. Gi deg derfor tid til å høre etter hva den andre sier før du kommer med dine kommentarer og meninger. Hensikten med aktiv lytting er bl.a. å hjelpe den andre til å utrykke sine tanker og meninger klarest mulig, slik at den som lytter får best mulig forståelse av hva den andre egentlig har på hjertet.

Dette kan gjøres bl.a. ved å vise at du er interessert i det den andre snakker om. Aktivt kan du gi utrykk for interesse ved å se på vedkommende, nikke og gi kommentarer som "jeg forstår", "jaså, dette var interessant" og lignende.

Passivt kan du vise negativ interesse ved å se på klokken, se ut av vinduet eller på pc skjermen, tromme med blyanten osv.

Be om utdypende og utfyllende kommentarer

Hvis du ikke helt forstår hva samtalepartneren mener, skal du be om nærmere informasjon: "fortell mer om dette", "med det du sier forstår jeg - er det slik du mener?". Dette kan også virke som en invitasjon til at den andre skal fortsette samtalen.

Kroppsspråk

Vær også oppmerksom på hvilke fysiske reaksjoner din samtalepartner har. Dette kan gi klare signaler om hva personen egentlig mener.

Setningen "dette var morsomt" får en annen mening om vedkommende sier det med et bistert utrykk i ansiktet enn om hun/han smiler fra øre til øre.

Vær også selv oppmerksom på om det er overensstemmelse mellom det du sier og det du signaliserer med kroppen. Mottaker vil som regel tro mer på det hun/han ser enn det du sier.

Åpenhet, tillit og fortrolighet

Med åpenhet i denne sammenhengen menes hva du sier, ikke hvordan du oppfører deg. Mange har vanskeligheter med å utrykke uenighet rett frem og forsøker å pakke den inn. Det er vesentlig å få frem full åpenhet i en slik samtale. Uenighet kan i mange tilfelle virke direkte positivt. Det kan stimulere til videre tenking, læring og utvikling. En medarbeidersamtale skal i midlertidig ikke være ubehagelig. Så sørg for å skille sak og person og gi utrykk for personlige tanker og meninger gjennom å snakke i jeg-form. Bruk ikke "vi mener", "alle synes" og lignende.

Ros

Ros hører så avgjort hjemme i en medarbeidersamtale. Det skader ikke å gjenta rosen under samtalen, selv om du selvfølgelig har gitt umiddelbar ros der og da når situasjonen oppsto underveis. Rosen må være konkret. Generell ros virker lite, og ufortjent ros kan virke negativt.

Konstruktiv tilbakemelding/kritikk

Kritikk skal også gis, og den må være konstruktiv. Få frem spørsmål i samtalen om hva som gikk galt og hva som kan gjøres for å unngå gjentakelser.

Ris eller konstruktiv tilbakemelding gis slik at det er mulig å lære av situasjonen. Ta derfor bare opp handlinger som den annen part kan gjøre noe med.  

Støtte