DokumentmalerDokumentmaler

Din guide til effektiv styring og utvikling av bedriften.

Prøv gratis
Per Thoresen
Selvstendig rådgiver og styreleder

Instruks for styret

Aksjelovens § 6-23 krever at det utarbeides en instruks i styrer med representanter for de ansatte.
Der det er representanter for de ansatte i styret, sier aksjelovens § 6-23 i klartekst at det skal utarbeides en instruks for styret. Også i styrer uten representater for de ansatte vil jeg sterkt anbefale at det samme gjøres. Dette fordi det uansett forutsettes at de enkelte styremedlemmer skal være kjent med sitt ansvar og sine oppgaver. Et eksempel på dette kan være styrets handleplikt i forhold til egenkapitalsituasjonen, slik den er beskrevet av Aksjeloven § 3-5.

Instruksen vedtas av styret. Hensikten med styreinstruksen er å gi nærmere retningslinjer for styrets arbeid og saksbehandling og den vil være en god rettesnor for så vel det enkelte styremedlem som for daglig leder når det gjelder rollefordeling, plikter og ansvar.

Wordfilen inneholder eksempler på norsk og engelsk, og kan brukes som utgangspunkt for å lage instruks for styret i din egen bedrift.

Eksempel

Instruks for styret i Eksempelbedriften AS
Styret er selskapets høyeste utøvende organ, og kan kun overstyres av eierne (aksjonærene) på generalforsamling.
Styrets oppgaver
Forvaltningen av selskapet hører under styret. Styret skal dermed
  • Påse at virksomheten er forsvarlig organisert. Heri ligger også tilsetting av daglig leder
  • Fastsette mål, planer (strategier) og budsjetter. Styret skal påse at selskapets medarbeidere gjøres kjent med disse
  • Påse at virksomhet, regnskap og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll. Heri inngår bl.a. at styret skal påse at selskapet til enhver tid her en egenkapital som er forsvarlig. Hvis det må antas at egenkapitalen er lavere enn forsvarlig, skal styret straks behandle saken og innen rimelig tid innkalle til generalforsamling, gi den en redegjørelse for selskapets økonomiske stilling og foreslå tiltak som vil bringe egenkapitalen opp på et forsvarlig nivå (asl § 3-5)
  • Styret skal videre føre tilsyn med den daglige ledelse
  • Styret og daglig leder skal være orientert om den til enhver tid gjeldende lovgivning og selskapets vedtekter og sørge for at disse blir fulgt. Se spesielt aksjeloven kap. 6
  • Styret skal sørge for at styrets årsberetning blir skrevet i henhold til kravene i regnskapsloven
  • Styrets leder avholder årlig medarbeidersamtale med daglig leder hvor bl.a. avlønning tas opp
  • Fastsette retningslinjer og planer for å sikre et godt arbeidsmiljø og gode forhold knyttet til likestilling i bedriften
  • Fastsette etiske retningslinjer samt besørge at dette kommuniseres og implementeres på en tilfredsstillende måte
  • Følge instrukser og retningslinjer fastsatt av selskapets generalforsamling, derunder eventuelle krav til god ”corporate governance”
  • Behandle saker av uvanlig art eller som har stor verdi for selskapet
Daglig leder og styret
  • Styret skal sørge for at det utarbeides en instruks for daglig leder. I denne vil styret bl.a. kunne definere hvilken rapportering styret ønsker
  • Det skal, i den grad det er behov for det, være et nært samarbeid mellom styreleder og daglig leder også mellom styremøtene
Innkalling og styrets saksbehandling
  • Innkalling og saksdokumenter skal om mulig sendes ut senest en uke før behandlingen. Styremedlemmer og daglig leder som er forhindret i å delta i saksbehandlingen, skal omgående varsle styrets leder som skal sørge for innkalling av eventuelle varamedlemmer. Styret skal følge et egnet Styreprogram
  • Styrebehandlingen skal gjøres i møte, med mindre styrets leder finner at saken kan behandles på annen betryggende måte. Styrets leder skal, dersom en sak behandles uten møte, så vidt mulig sørge for en samlet behandling. Både styrets medlemmer og daglig leder kan kreve møtebehandling. Årsregnskap og årsberetning skal behandles i møte
  • Styrelederen avgjør hvilke saker som hører inn under styret og som skal behandles. Både styrets medlemmer og daglig leder kan kreve at styret behandler bestemte saker
  • Styreleder sørger for at det føres referat fra så vel styremøter som styrebehandling uten møter. Er styrets beslutning ikke enstemmig, skal det angis hvem som har stemt for og imot. Styremedlem eller daglig leder som ikke er enig i en beslutning, kan kreve sin oppfatning innført i referatet. Møteleder (normalt styreleder) har ved stemmelikhet dobbeltstemme. Referater skal underskrives av alle styremedlemmer og daglig leder som har deltatt i styrebehandlingen. De øvrige underskriver på at de er kjent med innholdet i referatet
  • Et styremedlem/daglig leder må ikke delta i behandlingen eller avgjørelsen av spørsmål som vedkommende eller dennes nærstående må anses å ha fremtredende personlig særinteresse i
  • Taushetsplikt: Det skilles mellom diskusjoner og vedtak. Diskusjoner er konfidensielle dersom styret ikke bestemmer noe annet, mens vedtak kan kommuniseres videre dersom styret ikke bestemmer at så ikke skal skje på den enkelte sak
  • Med mindre styret vedtar noe annet, er det bare styrets leder som skal uttale seg på styrets vegne. Alle eksterne henvendelser skal henvises til styrets leder. Styrets leder kan gi daglig leder eller andre fullmakt til å gi informasjon
  • Styret innkaller senest 14 dager i forveien til ordinær generalforsamling som skal avholdes hvert år innen 30.juni
  • Styret eller styrets leder skal minst én gang i året ha møte med selskapets revisor for gjennomgang av selskapets økonomiske stilling
  • Styret skal minimum én gang pr. år evaluere sitt eget arbeide og eventuelt foreslå forbedringer eller ny styresammensetning
Vedtatt i styremøte den 23.10.20XX
Teknobyen 24.10.20XX
Styrets signatur