FagartiklerFagartikler

Din guide til effektiv styring og utvikling av bedriften.

Prøv gratis
Merete Lütken
Managing Partner, Pargas DA

Styreinstruksen - hyllevarmer eller viktig verktøy?

Aksjeloven stiller krav til styreinstruks for selskaper hvor ansatte kan kreve styrerepresentasjon, men også i virksomheter uten ansatterepresentanter er det å anbefale at bedriften har en styreinstruks.
Debatten om styresammensetning og Corporate Governance har satt søkelys på styrets arbeidsform. Dette har tvunget mange styrer til å ta seg en grundig kikk i speilet. Er styresammensetningen optimal og jobber styret profesjonelt med de oppgaver det er satt til å forvalte?

Aksjeloven gir anvisninger om en rekke saksbehandlingsregler styret må følge, men det er ikke alltid tilstrekkelig å kun følge disse reglene. Styret vil i ettertid kunne oppleve å ha fattet mer eller mindre uheldige avgjørelser. I slike tilfeller vil det være viktig å kunne vise til at det ble foretatt en forsvarlig saksbehandling ut fra forholdene slik de fremsto på avgjørelsestidspunktet.

En god styreinstruks vil være et viktig verktøy i dette arbeidet. Aksjeloven stiller krav til styreinstruks for selskaper hvor ansatte kan kreve styrerepresentasjon, men også i virksomheter uten ansatterepresentanter er det å anbefale at bedriften har en styreinstruks.

For mange gründerbedrifter som er i rask vekst kan en styreinstruks virke fremmed og byråkratisk. Men en god styreinstruks vil være et viktig ledd i profesjonaliseringen av virksomheten og bidra til bedre kontroll over risikofaktorer i en vekstfase.

Men selv i store, veletablerte bedrifter er det en fare for at styreinstruksen blir en hyllevarmer, utformet for å tilfredsstille formelle krav. Da er det på tide å blåse støv av styreinstruksen og bruke den til bevisstgjøring og profesjonalisering av styrearbeidet.

En god styreinstruks påser at arbeidet i styret legges opp gjennom årsplaner. Årsplanene bygges opp rundt faste saker som skal styrbehandles i følge lover og vedtekter, samt større saker som styret og ledelsen ønsker å ta opp i styret. Et annet sentralt punkt ved styreinstruksen er at den definerer styreleders ansvar og avgjørelsesmyndighet, samt grensesnittet mellom styret og administrasjonen. En styreinstruks vil naturlig også omhandle styrets arbeidsform og evaluering av styrets arbeid.

Styreleder vil i alle situasjoner være den personen som sitter med nøkkelen til en vellykket arbeidsform for styret. Styret bør derfor diskutere sin arbeidsform mht. organisering av styremøtene, vektlegging av styresakene, gjennomføring av møtene og rollefordeling.

Spørsmål som kan danne grunnlag for diskusjoner i styret kan for eksempel være:

  • Er styrearbeidets målsetninger diskutert og forstått av styret selv og ledelsen?
  • I hvilken grad er styret opptatt av de riktige oppgavene
  • Er styret effektive i vår måte å jobbe på når det gjelder å løse de hovedoppgaver som er vårt ansvar?
  • Prioriterer styret riktig, er det viktig saker vi ikke setter av nok tid til, og er det saker vi bruker for mye tid på?
  • Opptrer styret som et kollegium hvor det er fellesfølelsen som er det grunnleggende?
  • Opptrer styret med integritet, åpenhet, ansvarlighet og tillit overfor hverandre?
  • Kommer synspunktene rundt bordet frem?
  • Er konklusjoner og vedtak i samsvar med det den enkelte mener er riktig?
  • Er antall møter og varighet tilfredsstillende?
  • Legger styrets leder forholdene til rette for et godt styrearbeid?
  • Bidrar styreleder til å sikre et godt samarbeid mellom styret og ledelsen?
  • Er de riktige personene fra ledelsen til stede på riktige tidspunkt?
  • Er kvaliteten på styrets beslutningsunderlag tilfredsstillende (styrepapirer og muntlige presentasjoner)?
  • Er styrereferatene tilfredsstillende?
  • Har vi tilstrekkelig innsikt i de ulike delene av virksomheten for å kunne utføre godt styrearbeid?
Det kan også være en nyttig og bevisstgjørende øvelse å notere tidsforbruk for saker som behandles av styret innenfor sentrale sakskategorier som regnskap og økonomi, strategi og handlingsplaner, organisasjon og personal, administrative saker og administrerende direktørs driftsrapport.

Listen er langt fra uttømmende og det finnes mange evalueringsmetoder. I tillegg til styrets egenevaluering, kan ekstern evaluering være aktuelt. Styret og daglig leder må uansett være enige om prinsippene for en evaluering, hvilke formål evalueringen skal ha og hvordan resultatene av evalueringen skal rapporteres og kommuniseres.

Hovedformålet med en evaluering av styret må være å gjøre styrets arbeide bedre, optimalisere samspillet mellom styret og daglig leder og gjennom dette skape en enda bedre virksomhet. Selv om eksterne evalueringer kan bringe frem nye perspektiver, er det viktigste å skape engasjement, lagånd og vilje til bedre styrearbeid i det enkelte styret. Med en god styreinstruks i bunnen har styret et viktig referansepunkt for sitt arbeid og sine evalueringer.