SjekklisterSjekklister

Din guide til effektiv styring og utvikling av bedriften.

Prøv gratis

Styreleders "årsmøte" med revisor

Styreleders skal sørge for god kontakt mellom selskapets styre og revisor. Avtal minst ett årlig møte med revisor med gjennomgang av selskapets interne kontrollrutiner, løpende regnskapsmessig behandling og årsregnskapet.
I forbindelse med revisors arbeid er en fullstendighetserklæring et viktig dokument. Hensikten er en bevisstgjøring av styrets og ledelsens ansvarsoppgaver, samt å få en erklæring på at selskapet har iverksatt hensiktsmessige regnskaps- og internkontrollsystemer, herunder rutiner for å hindre og avdekke misligheter, at regnskapet ikke inneholder vesentlige feil, en særskilt erklæring på vesentlige poster i regnskapet mm. Innholdet i erklæringen gjennomgås med selskapet både i revisors planleggingsarbeid og i konklusjonsfasen.

For at styret og ledelsen skal være godt forberedt til møter og samtaler med revisor, har jeg utarbeidet en sjekkliste hvor mange av punktene tilsvarer de spørsmål som revisor tar opp i sin fullstendighetserklæring. Bruk den gjerne som et utgangspunkt for dine egne forberedelser.

Slik kan listen se ut i utfylt tilstand:

Eksempel: Kvalitetssikring AS

Firma:Kvalitetssikring AS
Sted:Trondheim
Dato:13. mars 20XX

SjekkpunktOKIRKommentar
Foreligger dokumentasjon for styrets gjennomgang av regnskaps- og interne kontrollrutiner, herunder HMS? Hva bør eventuelt forbedres?X  
Har styret og ledelsen særskilt gjennomgått internkontrollrutinene som skal forhindre misligheter og bevisste feil?X  
Har revisor blitt informert om alle eventuelle avdekkede misligheter og bevisste feil?X  
Har revisor påpekt svakheter i selskapets rutiner (nummererte revisjonsrapporter) og er dette rettet opp?X  
Har styreleder fått kopi av alle brev/notater og nummererte rapporter fra revisor? Er det forhold som styret bør følge opp og gi tilbakemelding til revisor på?X Mottatt en revisjons-rapport som er gjennomgått i styret. Svarbrev sendt revisor.
Har styret og ledelsen identifisert selskapets nærstående parter og gjennomgått/godkjent transaksjoner mellom selskapet og disse? Foreligger det skriftlige avtaler? XStyret har skriftlig redegjort for nærstående parter. To lån. Mangler tilfredsstillende avtale for lån til Per Persen.
Er det knyttet heftelser eller pantstillelser til disse ut over det som fremgår av årsregnskapet? Stemmer pantheftelsene i panteregisteret med det som er oppført i regnskapet? (innhent dokumentasjon)X  
Har selskapet eiendomsrett til alle eiendeler som er oppført i balansen?X  
Eksisterer alle eiendeler som er oppført i balansen og er de verdsatt i samsvar med god regnskapsskikk?X  
Foreligger hjemmelspapirer til fast eiendom, og er de oppbevart på en betryggende måte? Foreligger dokumentasjon, for eksempel utskrift fra grunnboken med mer?X  
Er kvaliteten tilfredsstillende på system for registrering, bokføring, opptelling og verdsettelse av varebeholdning(er)? Har revisor deltatt i varetellingen og har eventuelle kommentarer til selskapets rutiner? Har bedriften oppbevart all pliktig dokumentasjon for varetelling og beholding?X  
Er kvaliteten tilfredsstillende på registrering, innkreving og vurdering av kundefordringer? Er det foretatt tilstrekkelig avsetning for tap på krav?X  
Har selskapet innhentet kontoutdrag fra store kunder/leverandører?X  
Har revisor innhentet saldoforespørsler som har vist vesentlige avvik fra bokførte saldoer? XEr under bearbeidelse. Klart innen 31.03.
Er alle fordringer medtatt og er det gitt opplysninger i regnskapet om eventuelle pantsettelser?X  
Er den bokførte gjelden fullstendig og beløpsmessig riktig?X  
Foreligger gjeldsbrev og andre verdipapirer som er oppført i balansen og er de oppbevart på en betryggende måte?X  
Settes tilstrekkelige skattetrekksmidler inn på en egen konto og er reglene for trekk og betaling fulgt? XBruk av egen bankkonto følges opp
Er signaturer/fullmakter i overensstemmelse med styrevedtak?

Har revisor fått oversendt/tilgang til styremøtereferat og generalforsamlingsprotokoller?
X Bankengasje-mentsoppgaver innhentet og fullmakter registrert er korrekt.
Følges gjeldende regler når det gjelder miljøspørsmål?X  
Er det tilstrekkelig forsikringsdekning i forhold til selskapets forpliktelser og virksomhet?X  
Er det gitt kausjoner eller stilt andre sikkerheter?X  
Er selskapets framtidsutsikter tilfredsstillende? (Marked, produkter, organisasjon, økonomi, annet?)X  
Er selskapets finansielle situasjon tilfredsstillende?XX  
Er det andre forhold som bør følges opp?X  

Fakta

Sentrale ansvar for styret/ledelsen og revisor i forbindelse med utarbeidelse av årsregnskap og årsberetning:
Styret/ledelsen:
  • presentere årsregnskapet i overensstemmelse med lov og god regnskapsskikk
  • at årsregnskapet blir godkjent
  • sørge for regnskaps- og internkontroll-
    systemer som kan forhindre og avdekke misligheter og feil

Revisor:
  • følge gjeldende revisjonsstandarder
  • følge opp spørsmål om rutiner for å avdekke misligheter og bevisste feil, samt transaksjoner med nærstående

Evaluering
Gjennomgangen viser i hovedsak tilfredsstillende rutiner og dokumentasjon. Enkelte punkter bør ferdigstilles før utarbeidelse og oversendelse av fullstendighetserklæring.

 

Oppfølging
Følgende restpunkter bør følges opp, jfr. påførte avvik:

  • Etablere låneavtale for Per Persen (NN)
  • Innhente saldoforespørsler (JJ)
  • Dokumentere rutiner for skattetrekksmidler på egen konto (NN)

SignaturFunksjon



 

Styreleder



 

Revisor